KI & Datenschutz

1. Welche AI-Funktionen CELVENO anbietet

Je nach Tarif kann CELVENO AI unter anderem Offertenentwürfe vorbereiten, Dokumente und Tabellen analysieren, Katalogdaten importieren, Texte verbessern, E-Mails formulieren, Kundenantworten analysieren, Offerten prüfen und – sofern aktiviert – Sprache transkribieren.

2. Wann AI aktiv ist

AI-Funktionen sind nur verfügbar, wenn der betreffende Tarif und die serverseitigen Berechtigungen sie freischalten. Für Tarife ohne AI sollen diese Funktionen nicht aktiv oder sichtbar sein. Eine normale Speicherung von Daten in CELVENO löst nicht automatisch eine AI-Verarbeitung aus; die jeweilige Assistenzfunktion muss durch einen berechtigten Nutzer aufgerufen werden.

3. Welche Daten übermittelt werden können

Bei einer AI-Anfrage können nur die für die konkrete Funktion erforderlichen Inhalte übermittelt werden, z. B. Text aus einer Anfrage, ausgewählte Offertenpositionen, Dokument- oder Tabelleninhalte, Bilder, Sprachdaten oder Kontext aus dem Firmenkatalog. Der Umfang soll auf das für die angeforderte Funktion notwendige Mass begrenzt werden.

Der Firmenkunde ist dafür verantwortlich, dass die Verwendung der übermittelten Daten zulässig ist und keine Daten an AI-Funktionen übergeben werden, für die keine entsprechende Berechtigung oder rechtliche Grundlage besteht.

4. OpenAI API, Training und Aufbewahrung

Nach aktuellem technischen Stand kann CELVENO die OpenAI API einsetzen. Für Kunden in der Schweiz ist nach den aktuell veröffentlichten OpenAI-Businessbedingungen OpenAI Ireland Ltd. die relevante Vertragseinheit. API-Businessdaten werden nach diesen Bedingungen standardmässig nicht zum Training oder zur Verbesserung der Modelle verwendet, sofern keine ausdrückliche Freigabe/Opt-in erfolgt.

CELVENO sendet AI-Anfragen serverseitig; der OpenAI API-Key wird nicht im Browser bereitgestellt. Responses-Anfragen werden nach aktuellem CELVENO-Stand mit store: false gesendet. store: false bedeutet jedoch nicht automatisch, dass OpenAI für das gesamte Konto Zero Data Retention aktiviert hat. OpenAI beschreibt für normale API-Nutzung je nach Endpunkt und Konfiguration eine zeitlich begrenzte Verarbeitung bzw. Aufbewahrung zur Dienstbereitstellung und Missbrauchserkennung; qualifizierte Kunden können für geeignete Endpunkte gesonderte Datenaufbewahrungsoptionen nutzen.

5. Dokumentanalyse und temporäre Dateien

Werden Dateien für eine AI-gestützte Dokumentanalyse temporär an einen AI-Anbieter übertragen, entfernt CELVENO solche temporären Uploads nach der vorgesehenen Verarbeitung wieder, soweit dies technisch durch CELVENO gesteuert wird. Zusätzlich gelten die technischen Aufbewahrungs- und Sicherheitsregeln des jeweiligen AI-Anbieters.

6. Monatliches AI-Kontingent

Starter AI, Business AI und Enterprise AI enthalten ein monatliches CELVENO-AI-Kontingent pro Unternehmenskonto. Als Richtwert sind je nach verwendeter Funktion ungefähr 50–200 KI-Aktionen bei Starter AI, 200–500 bei Business AI und 1'000–2'500 bei Enterprise AI pro Kalendermonat möglich. Der aktuelle Verbrauch wird in CELVENO als Prozentwert von 0–100 % angezeigt. Diese Aktionszahlen sind Richtwerte und keine internen technischen Kontingenteinheiten.

Der Verbrauch kann je nach AI-Funktion unterschiedlich ausfallen. Umfangreiche Dokument-, Bild-, Offerten- oder Datenanalysen können mehr Kapazität benötigen als kurze Textfunktionen. Bei 100 % werden weitere AI-Funktionen bis zur automatischen Zurücksetzung am ersten Tag des nächsten Kalendermonats pausiert. Nicht verbrauchtes Kontingent wird nicht übertragen. Fehlgeschlagene AI-Anfragen werden nicht angerechnet; eine automatische kostenpflichtige Überschreitung findet nicht statt. Zusätzliches AI-Kontingent kann bei Bedarf separat erworben werden.

7. AI-Ergebnisse sind Vorschläge

AI kann halluzinieren, Inhalte falsch erkennen, Kontext übersehen oder unpassende Formulierungen erzeugen. Deshalb sind AI-Ergebnisse keine verbindlichen Tatsachen, Preise, technischen Spezifikationen, Rechtsauskünfte oder Freigaben. Nutzer müssen Ergebnisse vor geschäftlicher Verwendung prüfen.

Insbesondere dürfen Preise oder technische Fakten nicht allein deshalb als verbindlich behandelt werden, weil sie von einer AI ausgegeben wurden. CELVENO soll für Preise vorhandene Katalogwerte, freigegebene Preislisten, manuelle Eingaben oder andere geprüfte Quellen verwenden.

8. Menschliche Kontrolle und Freigabe

CELVENO ist darauf ausgelegt, geschäftlich relevante AI-Vorschläge nicht ohne die im Produkt vorgesehene Benutzerfreigabe verbindlich zu übernehmen. Der berechtigte Nutzer entscheidet, ob ein Vorschlag übernommen, verändert oder verworfen wird.

9. Nicht vorgesehene sensible Einsatzbereiche

CELVENO AI ist ohne separate rechtliche und technische Prüfung nicht als alleinige Entscheidungsgrundlage für Entscheidungen mit erheblichen Auswirkungen auf natürliche Personen vorgesehen, etwa Bewerberauswahl, Beschäftigung, Kreditwürdigkeit, Versicherung, medizinische Diagnose/Behandlung, Strafverfolgung, biometrische Identifikation, Emotionserkennung oder sicherheitskritische Steuerungen.

10. Datenschutz und Sicherheit

AI-Schlüssel werden serverseitig behandelt. Zugriffe auf AI-Funktionen werden über die serverseitige Tarif-/Berechtigungslogik gesteuert. Für Datenschutz, Auftragsbearbeitung und eingesetzte Anbieter gelten ergänzend die Datenschutzerklärung, die AVV und die Unterauftragsbearbeiter-Liste.

11. Fragen zu AI und Datenschutz

Datenschutzanfragen: info@celveno.com
Technischer Support: support@celveno.com