Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Fabian Traub / CELVENO
Mühlenstrasse 40
8200 Schaffhausen
Schweiz
E-Mail: info@celveno.com

2. Geltungsbereich und Rechtsrahmen

Diese Datenschutzerklärung gilt für die öffentliche CELVENO-Website, Kontakt-, Demo- und Preis-/Abo-Anfragen sowie die CELVENO Web-App. Ausgangspunkt ist das schweizerische Datenschutzrecht (DSG). Soweit im Einzelfall weitere Datenschutzgesetze anwendbar sind, werden deren zwingende Anforderungen zusätzlich beachtet.

3. Bearbeitete Datenarten und Herkunft

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Benutzername, Firmenzugehörigkeit, Rollen und Berechtigungen, Login-, Session- und Sicherheitsinformationen, technische Verbindungsdaten, Firmenprofile, Kunden- und Ansprechpartnerdaten, Adressen, Projekte, Offerten, Positionen, Preise, Katalogdaten, Rechnungsdaten, hochgeladene Dateien, Bilder, Dokumente, Supportanfragen, Feedback, Nutzungs-/Auditinformationen sowie bei aktivierten AI-Funktionen die dafür erforderlichen AI-Eingaben und AI-Ausgaben.

Die Daten stammen typischerweise vom Nutzer oder vom jeweiligen Firmenkunden. Zusätzlich können Daten aus bewusst importierten Dokumenten, E-Mails, Tabellen, Bildern, Katalogen oder anderen vom Kunden bereitgestellten Quellen stammen.

4. Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere zur Bereitstellung von CELVENO, Benutzerverwaltung, Authentifizierung, Mandantentrennung, Offertenerstellung und -verwaltung, Kalkulation, Rechnungsverwaltung, Katalog- und Dateiverarbeitung, Support, Fehlerbehebung, Sicherheit, Missbrauchsprävention, Abrechnung, Verbesserung und Weiterentwicklung des Dienstes sowie – wenn aktiviert und bewusst verwendet – zur Erbringung von AI-Funktionen.

Die Bearbeitung erfolgt je nach Fall zur Durchführung oder Vorbereitung eines Vertrags, zur Wahrung berechtigter betrieblicher und sicherheitsbezogener Interessen, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder auf einer sonst nach anwendbarem Recht zulässigen Grundlage.

5. Öffentliche Website und Formulare

Bei Kontakt-, Demo- oder Preis-/Abo-Anfragen bearbeiten wir die im jeweiligen Formular abgefragten Kontaktdaten und die freiwillig übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage, zur Kontaktaufnahme und zur Vorbereitung eines möglichen Angebots oder Zugangs. Eine Formularanfrage ist keine Newsletter-Anmeldung und grundsätzlich kein automatischer Vertragsabschluss.

Die aktuelle CELVENO-Theme-Codebasis bindet keine eigenen Analyse-, Werbe-, Meta-Pixel-, Google-Analytics-, YouTube-, Google-Maps- oder reCAPTCHA-Skripte ein. Technisch notwendige WordPress-, Hosting- oder Sicherheitsfunktionen können jedoch technische Daten und notwendige Speichermechanismen verarbeiten. Falls später nicht notwendiges Tracking aktiviert wird, wird diese Erklärung angepasst und – soweit erforderlich – eine Consent-Lösung eingesetzt.

6. Konten und CELVENO Web-App

Für Anmeldung, Sessionverwaltung, Rollen, Berechtigungen und Mandantenzuordnung werden die erforderlichen Konto- und Sicherheitsdaten verarbeitet. Geschäftsinhalte werden nur in dem Umfang bearbeitet, der für die vom Firmenkunden genutzten Funktionen erforderlich ist. Soweit CELVENO diese Daten im Auftrag eines Firmenkunden verarbeitet, können ergänzend die AVV-Bedingungen gelten.

7. CELVENO AI und AI-Daten

CELVENO AI ist nur verfügbar, wenn der betreffende Tarif und die serverseitigen Berechtigungen die Funktion freischalten. Eine normale Speicherung in CELVENO führt nicht automatisch dazu, dass sämtliche Inhalte an einen AI-Dienstleister übermittelt werden. Erst bei einer bewusst aufgerufenen AI-Funktion können die hierfür erforderlichen Texte, Dokumentinhalte, Bilder, Sprachdaten und Kontextinformationen an den eingesetzten AI-Dienstleister übertragen werden.

Für AI-Funktionen wird nach aktuellem technischen Stand insbesondere die OpenAI API eingesetzt. API-Anfragen werden serverseitig gesendet; der API-Key wird nicht im Browser ausgeliefert. Nach den veröffentlichten OpenAI-Bedingungen werden API-Businessdaten standardmässig nicht zum Training bzw. zur Verbesserung der Modelle verwendet, sofern der Kunde nicht ausdrücklich opt-in aktiviert. CELVENO verwendet bei Responses-Anfragen nach aktuellem Stand store: false. Dies ist jedoch nicht gleichbedeutend mit einer generell aktivierten Zero-Data-Retention-Konfiguration: technische Missbrauchs-/Sicherheitsprotokolle können gemäss den jeweils geltenden OpenAI-Datenkontrollen zeitlich befristet verarbeitet werden.

Temporär von CELVENO für eine Dokumentanalyse hochgeladene Dateien werden nach der vorgesehenen Verarbeitung auf CELVENO-Seite wieder gelöscht; die technische Verarbeitung beim AI-Anbieter richtet sich zusätzlich nach dessen jeweils geltenden Bedingungen. AI-Ausgaben sind Vorschläge und müssen vor geschäftlicher Verwendung geprüft werden. Weitere Informationen: KI & Datenschutz.

8. Technische Dienstleister und Auslandübermittlungen

CELVENO nutzt technische Dienstleister für Hosting/Auslieferung, Backend, Datenbank, Authentifizierung, Storage, E-Mail und AI. Die aktuelle Übersicht ist unter Unterauftragsbearbeiter verfügbar.

Personendaten können je nach Anbieter auch ausserhalb der Schweiz bearbeitet oder aus der Schweiz in andere Staaten bekanntgegeben werden. Bei Staaten ohne anerkannt angemessenes Datenschutzniveau werden, soweit erforderlich, geeignete Garantien wie anerkannte Standardvertragsklauseln bzw. deren schweizerische Anpassungen oder andere zulässige Transfermechanismen verwendet.

9. Cookies, Local Storage und Tracking

Technisch notwendige Cookies oder lokale Speichermechanismen können für WordPress-, Login-, Sicherheits- oder App-Funktionen eingesetzt werden. Die aktuelle öffentliche Theme-Codebasis enthält kein eigenes Marketing- oder Analyse-Tracking. Werden später nicht notwendige Analytics-, Ads-, Pixel- oder vergleichbare Technologien aktiviert, werden sie – soweit rechtlich erforderlich – erst nach entsprechender Auswahl aktiviert und in dieser Erklärung beschrieben.

10. Aufbewahrung und Löschung

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die jeweiligen Zwecke, die Vertragsbeziehung, Sicherheit, Nachweisführung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Vertrags- und Geschäftsdaten können nach Vertragsende im Rahmen gesetzlicher oder vertraglicher Aufbewahrungspflichten fortbestehen. Buchungsbelege und bestimmte Geschäftsbücher können gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Sicherheits- und Auditdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsprävention erforderlich ist.

Nach Vertragsende soll der Firmenkunde benötigte Daten rechtzeitig exportieren. Auf Wunsch des Kunden bzw. wenn eine spätere Wiederaufnahme des CELVENO-Abonnements vorgesehen ist, können die zugehörigen Kundendaten für maximal 12 Monate archiviert werden. Erfolgt keine Wiederaufnahme, werden die Daten nach Ablauf dieses Zeitraums gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder technisch notwendige Backup-Fristen entgegenstehen. Ohne entsprechenden Wiederaufnahme-Wunsch können Daten bereits früher gemäss den geltenden Lösch- und Backup-Regeln entfernt werden.

11. Datensicherheit

CELVENO setzt dem Risiko angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein. Dazu gehören nach aktuellem Produktstand insbesondere serverseitige Mandanten- und Rollenprüfungen, Schutz von Zugangsdaten, serverseitige Behandlung von AI-Schlüsseln, Transportverschlüsselung durch die eingesetzten Plattformen sowie Logging-, Backup- und Wiederherstellungsmechanismen je nach Funktion und Tarif. Absolute Sicherheit kann bei internetbasierten Systemen nicht garantiert werden.

12. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere Auskunft über ihre bearbeiteten Personendaten verlangen und unrichtige Daten berichtigen lassen. Je nach Voraussetzungen können weitere Ansprüche bestehen, etwa auf Löschung, Einschränkung einer Bearbeitung oder Herausgabe/Übertragung bestimmter Daten. Anfragen richten Sie an info@celveno.com oder support@celveno.com.

13. Automatisierte Einzelentscheidungen

CELVENO ist darauf ausgelegt, geschäftlich relevante AI-Vorschläge durch berechtigte Nutzer prüfen und freigeben zu lassen. Im vorgesehenen Produktablauf sollen keine ausschliesslich automatisierten Einzelentscheidungen über natürliche Personen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung getroffen werden. Nutzt ein Kunde CELVENO ausserhalb dieses vorgesehenen Einsatzes, ist er für die Prüfung zusätzlicher gesetzlicher Pflichten verantwortlich.

14. Änderungen und Versionierung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Wesentliche neue Fassungen werden versioniert. Soweit eine erneute Zustimmung oder Bestätigung für bestehende Nutzer erforderlich ist, wird diese im vorgesehenen Produktprozess eingeholt.