Bedingungen für die Bearbeitung von Personendaten im Auftrag von CELVENO-Kunden.
Der Firmenkunde ist für die von ihm in CELVENO eingestellten Personendaten grundsätzlich Verantwortlicher. Fabian Traub, Mühlenstrasse 40, 8200 Schaffhausen, bearbeitet solche Daten im Rahmen der vereinbarten CELVENO-Leistungen als Auftragsbearbeiter, soweit die konkrete Bearbeitung datenschutzrechtlich als Auftragsbearbeitung einzuordnen ist.
Gegenstand ist die technische Verarbeitung von Daten zur Bereitstellung von CELVENO, insbesondere für Benutzerkonten, Kunden- und Projektdaten, Offerten, Rechnungen, Kataloge, Dateien, Revisionen, Support und – sofern freigeschaltet – CELVENO AI. Die Bearbeitung dauert grundsätzlich für die Vertragsdauer zuzüglich technisch und gesetzlich erforderlicher Abwicklungs-, Sicherungs- und Aufbewahrungszeiträume.
Je nach Nutzung können Stammdaten, Kontakt- und Kontodaten, Rollen, Kunden- und Projektdaten, Offerten- und Rechnungsinhalte, Dokumente, Bilder, Sprachinhalte, Protokoll- und Sicherheitsdaten bearbeitet werden. Betroffene Personen können insbesondere Mitarbeitende des Kunden, dessen Kunden, Ansprechpartner, Lieferanten und sonstige Geschäftskontakte sein.
CELVENO bearbeitet Auftragsdaten im Rahmen des Vertrags, der dokumentierten Produktfunktionen und zulässiger Weisungen des Kunden. Weisungen, die gegen anwendbares Recht verstossen oder den vereinbarten Leistungsumfang wesentlich überschreiten, können zurückgewiesen oder gesondert vereinbart werden.
Personen mit berechtigtem administrativem oder technischem Zugriff werden auf Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegen einer entsprechenden gesetzlichen Pflicht. Zugriffe sollen auf das für Betrieb, Support und Sicherheit erforderliche Mass beschränkt werden.
Zu den vorgesehenen Schutzprinzipien gehören insbesondere serverseitige Mandantentrennung, serverseitige Rollen- und Berechtigungsprüfung, keine Speicherung von Passwörtern im Klartext, serverseitig gehashte Sitzungstoken, protokollierbare Revisionen und – je nach Tarif – Backup- und Audit-Funktionen. Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend Risiko und Produktentwicklung weiterentwickelt.
CELVENO darf technische Unterauftragsbearbeiter einsetzen, soweit dies für die Leistung erforderlich ist und die datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden. Die aktuelle Übersicht finden Sie unter Technische Dienstleister. Wesentliche Änderungen werden dort transparent aktualisiert; zusätzliche Benachrichtigungsrechte können im Kundenvertrag vereinbart werden.
Wenn eingesetzte Dienstleister Daten ausserhalb der Schweiz bearbeiten, werden – soweit erforderlich – geeignete vertragliche oder gesetzliche Schutzmechanismen eingesetzt. Konkrete Datenregionen können vom gewählten Cloud-Dienst und der jeweiligen Projektkonfiguration abhängen.
CELVENO unterstützt den Kunden im angemessenen und technisch möglichen Umfang bei Anfragen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe oder anderen datenschutzrechtlichen Rechten, soweit die betreffenden Daten im Auftrag bearbeitet werden.
Erkennt CELVENO eine Verletzung der Datensicherheit, die Auftragsdaten des Kunden betrifft, wird der Kunde so rasch wie angemessen informiert, damit er eigene Prüf- und Meldepflichten erfüllen kann. Die Mitteilung enthält die verfügbaren wesentlichen Informationen zum Vorfall und zu ergriffenen Massnahmen.
Nach Vertragsende soll der Kunde benötigte Daten rechtzeitig exportieren. Auftragsdaten werden nach Ende der Leistung gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, berechtigte Sicherheitsgründe oder technische Backup-Zyklen einer sofortigen Löschung entgegenstehen. Backups werden im Rahmen regulärer Zyklen überschrieben.
CELVENO stellt auf angemessene Anfrage Informationen zur Verfügung, die zur Beurteilung der vereinbarten Datenschutz- und Sicherheitsmassnahmen erforderlich sind. Prüfungen dürfen den Betrieb, die Sicherheit anderer Kunden und Geschäftsgeheimnisse nicht unangemessen beeinträchtigen; ausserordentlicher Aufwand kann gesondert vereinbart werden.
Individuelle Datenschutz- oder Sicherheitsvereinbarungen gehen diesen Standardbedingungen vor. Im Übrigen ergänzen diese Bedingungen die AGB und den jeweiligen Kundenvertrag.
